Nachdem die Bewerbung abgeschlossen ist, gibt es noch einige Dinge zu beachten und zu organisieren.

Vor, während und nach dem Aufenthalt gilt es, nichts Wichtiges zu vergessen und alle notwendigen Vorkehrungen zu treffen, damit das Auslandssemester glatt läuft.

Die folgenden Rubriken "Vor der Abreise", "Nach der Ankunft" und "Nach der Rückkehr" geben einen Überblick über die wichtigsten organisatorischen Dinge, die es zu beachten gilt.

Organisatorisches vor der Abreise

Wenn Sie einen Auslandsstudienplatz erhalten haben, gilt es folgende organisatorische Dinge zu erledigen:

Rückmeldung: Sie müssen wie gewohnt die Rückmeldung an der HFU durchführen.

Mitteilung über das Auslandsstudiensemester: Dieses Formblatt müssen Sie bis spätestens 1. März (Sommersemester im Ausland) bzw. 1. September (Wintersemester im Ausland) zusammen mit einer Kopie der Zulassung Ihrer Gasthochschule beim International Center einreichen. Sollten Sie 2 Semester im Ausland verbringen, z.B. im Rahmen eines Doppelabschlusses, so beachten Sie bitte zusätzlich dieses Infoblatt.

ERASMUS-Learning-Agreement: Gemäß den Terminvorgaben des International Centers müssen ERASMUS-Studierende das aktuelle, komplett unterschriebene Formular (also mit den Unterschriften der Auslandsbeauftragten und der Gasthochschule) vor Beginn des Auslandsaufenthalts im International Center einreichen (am besten als Scan – das Original behalten Sie!). Sonst erfolgt keine Auszahlung des Teilstipendiums!

Learning Agreement Allg. Kooperationen: Nicht-ERASMUS-Studierende müssen das Learning Agreement für Allgemeine Kooperationen ausfüllen und von ihrem zuständigen Auslandsbeauftragten unterschreiben lassen. Die Abgabe des Learning Agreement im IC ist hier allerdings nur zum Bewerbungszeitpunkt nötig (Hochladen des Formulars im Bewerbungsportal). Sollten sich danach noch Änderungen ergeben, so ist ebenfalls Absprache mit und ggf. erneute Unterschrift durch den Auslandsbeauftragten notwendig. Im IC muss das Dokument allerdings nicht noch einmal abgegeben werden.

Visum: Für Staaten außerhalb der EU ist in der Regel ein Visum erforderlich. Informationen dazu finden Sie auf den Webseiten des jeweiligen Generalkonsulats. In der Regel brauchen Sie für die Beantragung des Visums die Zulassung der Gasthochschule und einen Nachweis über die Finanzierung Ihres Aufenthalts (Bank Statement Muster). Manche Länder verlangen zusätzlich eine Impfbescheinigung oder andere medizinische Zeugnisse. Die Beantragung des Visums liegt in Ihrer Verantwortung. Die HFU kann hier nicht behilflich sein.

Krankenversicherung: Klären Sie unbedingt mit Ihrer Krankenversicherung, ob und zu welchen Konditionen im Ausland Krankenversicherungsschutz besteht. Innerhalb der EU und einigen anderen Ländern sind Sie im Rahmen des Sozialversicherungsabkommens zu den landesüblichen Konditionen versichert. Sie benötigen dafür die Europäische Krankenversicherungskarte (EHIC), die Sie kostenfrei bei Ihrer Krankenversicherung erhalten. Für alle anderen Länder müssen Sie eine private Auslandskrankenversicherung abschließen.

Haftpflicht- und Unfallversicherung: Nähere Infos dazu finden Sie auf den Seiten des Studierendenwerks Freiburg und in unserem Info-Blatt

Reiseinformationen: Aktuelle Reiseinformationen zu den einzelnen Ländern finden Sie auf den Seiten des Auswärtigen Amtes. Sollten Sie sich bewusst für ein Land mit einer nicht vollständig überschaubare Lage entscheiden, empfiehlt sich eine Registrierung in der Krisenvorsorgeliste Auswärtigen Amtes (ELEFAND). In Notfällen im europäischen Ausland gilt die European Emergency Number 112.

Sprachkurse: Sollten Sie sich in der Arbeitssprache Ihrer Gasthochschule noch unsicher fühlen, so wird Ihnen nahe gelegt, sich vor dem Antritt Ihres Auslandssemesters noch sprachlich vorzubereiten. Erkundigen Sie sich beim Language Center oder bei anderen Institutionen (z.B. Volkshochschule, private Anbieter) nach geeigneten Kursen oder bereiten Sie sich mit den Arbeitsmaterialien, welche Sie durch vergangene Kurse bereits vorliegen haben, selbständig vor.

Organisatorisches nach der Ankunft

Während des Auslandsaufenthalts sind keine Dokumente an der HFU abzugeben, es sei denn, Sie beziehen ein Stipendium. Bitte beachten Sie in diesem Fall die entsprechenden Regularien.

Erfahrungsbericht: Wenn Sie Ihr Auslandssemester an einer Partnerhochschule der HFU durchführen, sind Sie verpflichtet, nach Abschluss einen Erfahrungsbericht als PDF-Datei im International Center einzureichen. Während Ihres Aufenthalts ist es also sinnvoll, bereits Notizen dafür zu machen. Dieser Bericht wird auch auf der FELIX-Seite des International Centers anderen Studierenden zur Verfügung gestellt. Hinweise zum Erstellen des Erfahrungsberichtes finden Sie hier. Bitte verwenden Sie das vorgegebene Deckblatt für den Erfahrungsbericht.

Folgende Besonderheiten treten auf:

  • BWS-Stipendiaten: Bitte verwenden Sie das vorgegebene Deckblatt aus dem Online-Portal. Zudem müssen Sie den Bericht im Online Portal BWS-World hochladen.
  • ERASMUS-Stipendiaten: Bitte beachten Sie die Angaben im ERASMUS-Fahrplan.
  • Fakultät Wirtschaft: Hinweis für Studierende der HFU Business School: Nutzen Sie bitte ebenfalls das einheitliche Deckblatt, richten Sie sich jedoch nach diesem Hinweisblatt.

Wenn Sie als Freemover Ihr Auslandssemester durchführen, dürfen Sie uns gerne auch einen Erfahrungsbericht einreichen. Wir stellen diesen gerne auf unseren FELIX-Seiten anderen Studierenden zur Verfügung.

Organisatorisches nach der Rückkehr

Zeugnis: Wenn Sie Ihr Auslandssemester an einer Partnerhochschule der HFU durchführen, wird das Zeugnis im Normalfall von der Partnerhochschule an das International Center geschickt. Nach Eingang des Zeugnisses wird das Original-Zeugnis an das Prüfungsamt sowie eine Kopie an den/die Auslandsbeauftragte/n weitergeleitet. Sie werden per E-Mail informiert, dass Sie das Zeugnis im Prüfungsamt abholen können (das Original-Zeugnis kann nicht im International Center abgeholt werden).

Für den Fall, dass das Zeugnis direkt an Sie gesendet wird, kommen Sie bitte im International Center vorbei um das Original-Zeugnis vorzulegen. Anschließend wird eine Kopie des Zeugnisses an das Prüfungsamt und den/die Auslandsbeauftragte/n weitergeleitet.

Gegebenenfalls ist eine direkte Absprache bezüglich der Notenanerkennung mit dem/der Auslandsbeauftragten erforderlich (fakultätsspezifisch). Die Noten werden an der HFU nach dieser Tabelle umgerechnet. 

Freemover erhalten das Zeugnis im Normalfall direkt von der Gasthochschule. Das Anerkennungsverfahren muss direkt bei dem/der Auslandsbeauftragten beantragt werden.

Erfahrungsbericht: Bitte geben Sie Ihren Erfahrungsbericht bis spätestens vier Wochen nach Beendigung Ihres Auslandsstudiums bei dem International Center Ihres Campus ab. Beachten Sie bitte auch die Hinweise zum Erfahrungsbericht und nutzen Sie das einheitliche Deckblatt.

Hinweis für Studierende der HFU Business School: Nutzen Sie bitte ebenfalls das einheitliche Deckblatt, richten Sie sich jedoch nach diesem Hinweisblatt